Délután öt. Indulnál már haza, de az összes kollégád a gép előtt ül. Mégsem lehetsz te az első, aki veszi a kabátját. Felmérések igazolják ugyanis, hogy a főnökök többsége szerint az a jó munkaerő, aki mindig a helyén van, és dolgozik. Vagy legalább úgy néz ki, mintha dolgozna. Ha viszont a hivatalos munkaidő letelte után valaki csak alibiből ül a gép mellett, mi a garancia arra, hogy amúgy tényleg rendesen végzi a dolgát? Nagyjából semmi. Sokkal több értelme lenne annak, hogyha a hatékonyságot nem időben, hanem teljesítményben mérnék. És annak, hogyha a lassúság helyett a gyorsaság lenne a szempont.  Robert C. Pozen, a Harvard Business School tanára könyvet is írt arról, hogyan csökkentsük a munkával töltött időt, miközben növeljük a hatékonyságunkat.

A három legfontosabb tényező: csökkentsük a meetingek számát és időtartamát, olvassunk kevesebbet és írjunk gyorsabban.

Végtelen megbeszélések...

A belső megbeszélések jelentős része egyszerűen időpazarlás. Rövid egyeztetésekre, az érvek és ellenérvek ütköztetésére persze mindenütt szükség van, de tény, hogy a hosszas, 60-90 perces meetingek többsége nem hatékony. A vezetők többnyire túl sok időt szánnak a bevezetésre, és ezzel el is álmosítják a részvevőket. Próbáljunk meg kibúvót találni, ha úgy érezzük, feleslegesen pocsékolnánk az időnket egy megbeszélésen. A legjobb megoldás, ha határidős feladatokra hivatkozunk, hiszen akkor látszik, hogy nem a lustaság, hanem éppen a munkakedv tart minket vissza.  Ha nincs más lehetőség, már az elején jelezzük, hogy 60 perc után távoznunk kell, hiszen fontos feladatok várnak minket.

Ha nem muszáj, mi magunk ne kezdeményezzünk megbeszélést. A legtöbb fontos kérdést ugyanis el lehet intézni e-mail-ben, vagy egy gyors telefonnal.

Ha már elkerülhetetlen, igyekezzünk hatékonnyá tenni a meetinget. Ebben segíthet egy vázlat, amelyben minden fontos megbeszélendő szerepel. Ezt érdemes legalább egy nappal a találkozó előtt megküldeni a résztvevőknek, így tudják, mire számítsanak, felkészülten érkeznek. Ha már találkozó, elkapkodni nem szabad.  Egy meetingnek csak akkor van vége, ha elérte a célját: vagyis mindenki tudja, mi a következő lépés, nem maradtak elvarratlan szálak, megválaszolatlan kérdések.

Olvass kevesebbet!

Nem kell minden egyes irományt ami a kezünkbe kerül,  betűről betűre végigolvasni, még akkor sem, ha a főnök küldte. A hosszas elemzéseknek, cikkeknek többnyire csak egy kis része az, ami a konkrét munka szempontjából fontos, illetve rád tartozik.  Olvasd el, ami neked fontos, és ugord át a számodra lényegtelen bekezdéseket. és ne olvasgasd újra, meg újra az e-mailjeidet.  Ha elolvasol egy e-mailt, azonnal döntsd el, hogy fontos-e. Ha igen, rögtön válaszolj. A halogatás mindig plusz munkával jár. A tapasztalatok azt mutatják, hogy az e-mailek 80%-ára nem kell válaszolni. Ne hagyd, hogy ezek töltsék meg a postafiókod, és töltsék ki a munkaidőd!

Írj gyorsabban!

A legtöbb embernek meggyőződése, hogy a hosszú feljegyzés a tökéletes feljegyzés. Ráadásul mondatról mondatra csiszolgatják a szöveget. Ellenőrizni újra, meg újra – ez rengeteg idő!

Három egyszerű lépés, és az írás máris gyorsabban megy. Először készíts vázlatot arról, mit akarsz elmondani, és milyen sorrendben. Másodszor a vázlatot követve fogalmazd meg a feljegyzést – nyersen, akár hibásan. Harmadszor nézd át a teljes szöveget, és javítsd az elütéseket, az esetleges nyelvtani, stilisztikai hibákat.

Jegyezd meg: egy feljegyzés nem attól lesz jó, hogy hosszú! Koncentrálj a lényegre, így magadnak – és másoknak is – rengeteg időt spórolhatsz.